Често Задавани Въпроси

Представяме Ви едни от най-често задаваните въпроси за методите Лийн Шест Сигма, за това как се прилагат тези методи, някои ключови ползи от оптмизацията на процеси, какви за ползите за Вас и защо организациите използват тази методология.

Какви са вариантите за обучение и сертификация?

Тъй като не съществува единен стандарт за обучения и сертификация по Lean Six Sigma, кандидатите трябва да направят свое проучване и да вземат решение относно учебните програми.

CSSC (The Council for Six Sigma Certification) предоставя гаранция чрез акредитация на свои партньорски организации относно съдържанието на курса, стандартите на преподаване и сертификацията. Акредитацията гарантира, че съдържанието е напълно синхронизирано със CSSC Body of Knowledge и условията по сертификацията са ясно спазвани.  Програмата на CSSC е фокусирана върху баланса между теория и практическо приложение чрез работа по проектни казуси. Възможностите за менторинг допринасят за по-задълбочено изграждане на практически умения у обучаващите се.

IASSC (International Association of Six Sigma) дава възможност на обучителни компании да получат статут на акредитирани обучители; сертификацията се администрира централно. Съдържанието на обученията, както и самата сертификация са изцяло насочени към теоретичното съдържание на six sigma без да се включва практическа работа по проекти. 

ASQ (American Society for Quality) оперира изцяло в САЩ и не дава акредитации на партньори за обучения или за извършване на сертификации.  Съдържанието на обученията и сертификациите е баланс между теория и практическо приложение.

Какви са основните критерии за избор на компания за обучение и сертификация по Lean Six Sigma?

Най-важният критерии е съдържанието на стандарта, по който се правят обученията (Body of Knowledge) и самото съдържание на курса. Добрите обучителни програми предлагат баланс между теория и практика.

Някои програми са фокусирани изключително върху теорията, и изпита за сертификация е върху усвоената теория, което оказва влияние върху практическото приложение и бъдещите умения на обучаващите се.

Какво означава Акредитация и Акредитиран доставчик?

В областта на Lean Six Sigma програмите не съществува единен стандарт или една възможност за сертификация. Начинът, по който се различават програмите е дали са спазени определени стандарти, гарантирани с официална акредитация.

Акредитиране на обучителна програма и сертификация означава, че обучителната компания спазва изискванията на организацията, към която има акредитация. Това дава гаранция на клиентите, че те следват световно призната програма и сертификацията им е широко призната.

InterQuality е Акредитиран патньор и доставчик на Lean и Six Sigma обучения и сертификации на Council for Six Sigma Certification, което Ви гарантира спазването на световен стандарт в тази област.

Управление на Качеството

Управлението на Качеството гарантира, че една организация управлява по систематичен начин своите процеси, продукти и услуги.

Управлението на Качеството има за цел да осигурява постигане и поддържане на нужното ниво на качество на продуктите и услугите от гледна точка на клиента и на капацитета на организацията.

Управление на Качеството има четири основни компонента: планиране на качеството, осигуряване на качеството, контрол на качеството и подобрение на качеството.

Именно за подобрение на качеството се изполват методите Лийн и Шест сигма.

Управление на Процеси

Управлението на Процеси е неизбежна част от дейността на всяка организация. Процесите са основата на организацията и тяхното управление е свързано с планиране, следене, документиране на процесите с цел тяхната повтаряемост и предвидимост.

Подобрението на Процеси, както и търсенето на по-ефективни и ефикасни начини за работа е необходима част от управлението на процесите.

Единият подход е свързан с реагирането на проблеми и тяхното решаване чрез някои от методите за подобрение на процесите.

Другият подход е проактивното управление на процесите, изграждането на структуриране рамка и система за подобрение на процесите.

Лийн методи за ефективно управление

Лийн методите се свързани с ефективно управление и са един от начините за подобряване на процеси при управлението на процеси и системата за управление на качеството на организацията.

Лийн методите се фокусират върху увеличаване на скоростта на процеса, премахвайки излишни процесни стъпки, опростяване на процеса и отделяне на добавящи стойност дейности от такива, които не допринасят за клиента.

Ползите от използването на Лийн методите за създаването на опростен и бърз процес, базиран единствено на основните изисквания на крайния клиент, непрекъснат процесен поток без излишно изчакване, трупане на дейности, намалени разходи за компанията и по-добра себестойност на продуктите и услугите.

Шест Сигма

Шест Сигма методите се свързани с ефективно управление и са един от начините за подобряване на процеси при управлението на процеси и системата за управление на качеството на организацията.

Шест Сигма е цел, която организацията може да си постави, за да има оптимизирани процеси и лоялни клиенти.

Шест Сигма измерва предвидимостта и повтаряемостта на процеса и постигане на оптимално ниво на опериране, с баланс между клиентските изисквания и капацитета на организацията.

Шест Сигма се измерва с броя дефекти на даден процес или още – 3.4 дефекта на един милион броя продукти.

Пет Сигма означава, че процесът има 233 дефекта на милион. При Четири Сигма имаме 6210 дефекта на милион, и т.н.

Например, ако електропреносната система работи на ниво 6 сигма, ще има 1 час без електричество на всеки 34 години. Ако системата работи на ниво 3.8 сигма, няма да имаме електричество по 7 часа месечно.

Ниво Шест Сигма е постижимо в стриктни производства и компании като такива с сферата на самолетостроенето, ядрената енергетика и др. и по-трудно постижимо в сферата на услугите, където има силен човешки фактор. Но практиката показва, че през последното десетилетие има огромен напредък в прилагане на тези методи в областта на услугите, като например кол центрове, ИТ услуги, здравеопазване, фармация, логистика, финансови услуги, планиране на доставките, административни дейности, управление на правителствени агенции, и др.

Какво е Лийн Шест Сигма?

Подходът Lean Six Sigma (Лийн Шест Сигма) представлява интегриране на методите на Лийн и Шест Сигма и използването им в комбинация. Доказано е, че интегрираният подход дава много по-добри резултати от използването на двата метода по отделно.

Някои от ползите за свързани със значително намаляване на разходите, повече и по-доволни клиенти, увеличен приход и клиентска база, по-ясен фокус върху изискванията на клиента, стабилни и предвидими процеси с ясни роли и отговорности на служителите.

Какво представлява системата на коланите?

За оптимизиране на процесите се прилага система, която показва сложността на оптимизациите и нивото на знания и умения на хората, които прилагат методите за подобрения на процеси.

Нивата са: Бял Колан, Жълт Колан, Зелен Колан, Черен Колан.

Какво означават цветовете на коланите?

Най-ниското ниво в системата е Белият Колан. Притежателите на Бял Колан имат основни познания за подобрение на процеси, могат да ръководят усилията по подобрения на относително несложен процес, който им е добре познат или в област, която познават добре.

Притежателите на Жълт Колан могат да ръководят проект, екип, да правят основни подобрения по процеса, както и да помагат на екипа си с планове, насоки за оптмизация, измервания на процеса и планиране на подобренията. Нивото на работа е в рамките на даден отдел или извън отдела, с различни заинтересовани страни. Проектите продължават 1 – 3 месеца.

Притежателите на Зелен Колан ръководят проекти за оптимизация с относително голяма сложност извън рамките на отдела, в който работят, често с външни клиенти или доставчици. Проектите са от стратегическо значение на отдела или за цялата организация. Отговарят за цялостното структуриране на проекта, наблюдение на резултатите, комуникация с мениджмънта, както и за прилагане на инструментите за анализ и измерване за това ниво. Типичната продължителност на проектите е между 3 и 6 месеца.

Притежателите на Черен Колан са най-високото ниво в йерархията на Коланите. Това са експерти в използването на методологията, които ръководят сложни стратегически проекти с голяма видимост и значение за организацията. Типичните проекти продължават 6 – 12 месеца. Отговорностите включват цялостният дизайн на проекта, систематичното прилагане на методите във всяка проекта фаза, регулярни измервания на напредъка, срещи с топ мениджмънта, менторинг на екипа. Често този тип проекти се състоят от няколко по-малки проекти на ниво Жълт или Зелен Колан и се  управява като цялостна програма за подобрение. След подходящо обучение и придобит опит, експертите с Черен Колан могат да водят обучения по методите Лийн и Шест Сигма като така предават знанията и уменията си.

Какви са ползите от прилагане на Лийн Шест Сигма методите?

  • Бързина на процесите

В резултат на премахване на излишните стъпки в процесите, фокусът върху стойностните дейности и клиентите, процесите започват да отнемат по-малко време. Това води до подобряване на бързината, пестене на време и по-малка ангажираност на служителите, които могат да насочат усилията си към други дейности.

  • Връзка със стратегията

С нуждата от подобрение на процесите и решаването на процесни проблеми излиза и нуждата управлението и подобряването на процесите да заемат място в стратегическите цели на организацията. Когато това се случи, мениджмънта започва да полага съзнателни усилия за изграждане на култура и стратегия за оптимизация на разходите.

  • Визия за успешен оперативен мениджмънт

Оперативният мениджмънт има за основа процесите в организацията. Оптималните процеси водят до намален капацитет и намалени разходи, а лоялните клиенти – до по-високи приходи.

  • Изграждане на организационна култура

Съзнателното внимание върху управлението на процесите неизбежно води след себе си до изграждане на култура, която насърчава служителите да мислят за оптимизации в ежедневната си работа.

  • Ангажираност на служителите

Ангажираността на служителите е сложна тема, но един от компонентите е поемането на пълна отговорност за задачите. Ангажираните служители са проактивни и търсят начини да допринасят за организацията и едновременно с това да улесняват своята работа. Когат е налице тази култура и служителите имат разрешението да оптимизират работата си, това доказано води до по-голяма ангажираност и лоялност.

  • Лоялни клиенти

В сърцето на методите за подобряване на процеси, като част от системата за управление на качеството, стои Клиентът. Нуждите и изискванията на Клиента заемат централно място при дизайна, производството, доставката и т.н. на продукти и услуги. Ако Клиентът не е доволен, няма да реализираме целите си. Подобряването на процеси спрямо изискванията на клиентите е ключово в методологията на Лийн и Шест Сигма.

  • Връзки с доставчици

Работата с доставчици и контролирането на доставките е част от системата за управление на качеството. Прилагането на Лийн принципите за едноелементен поток и доставки на време, както и фокусирането на точността и предвидимостта на доставките с методите на Шест Сигма, правят методологията незаменима при организирането на тази част от дейността на организацията.

Каква е ролята на топ мениджмънта при оптимизиране на процесите?

Ролята на висшия мениджмънт е безпорна. Без подкрепата на мениджмънта, без ясна визия и стратегия не може да се постигнат подобрения на процесите. Отговорността за оперативният мениджмънт принадлежи изцяло на мениджърския екип. Задаването на ясна посока и прилагането на добри практики носи единствено ползи за организацията.

Каква е ролята на служителите?

Ролята на обикновените служители при оптимизиране на процесите е да поемат отговорност за оптимизации в собствената си област и да имат за цел да работят в тази насока. Поемайки лична отговорност, ползите за цялата организация са огромни.

Как би помогнало обучението за оптимизиране на процеси?

Методите Лийн и Шест Сигма са доказани подходи за структурирано подобрение на процесите. Това са методи прилагани вече няколко десетилетия.

Обучението за подобряване на процесите дава ясната рамка и стъпките за прилагане на тези методи. Различните нива (колани) съответстват на сложността на проблемите, които трябва да се решават. Можете да се свържете се с нас за дискусия и избор на подходящо обучение.

За кого са обученията за оптимизиране на процеси?

Различните нива на обученията са подходящи за служители, анагажирани с управлението на процес или процеси; за мениджъри, които искат да изградят рамката за прилагане на принципите на качество и оптимизации в своята организация; за предприемачи, които искат да управляват бизнеса си по-успешно и да прилагат най-добри практики; за мениджъри на проекти, които искат да се ангажират с управлението на проекти за оптимизации; за млади специалисти, които са в началото на кариерата си.

Каква е разликата с методите за Управление на Проекти?

При управлението на проекти (project management) следваме определена рамка и стъпки, определени от Project Management Institute (PMI) или друг признат стандарт в тази област. Най-общо казано, прилагаме тази рамка когато имаме ясна идея какъв трябва да е крайният резултат от проекта, например: построена сграда, изграден младежки център, боядисана ограда, или обучение на служителите.

При управлението на проекти за оптимизации имаме проблем, който трябва да решим и този проблем в основата си е свързан с процес или процеси. В началото на проекта дефинираме възможно най-ясно проблема, събираме процесни данни и прекарваме време в анализ докато стигнем до първопричините. Работата с данни и анализът на данните са друга основна разлика. Резултът от проекта не е ясен, когато започваме самия проект. Например, имаме проблем с висок ръст на младежка безработица в даден регион. Според анализа на проблема може да се окаже, че подходящо решение е построяването на младежки център за обучение или намирането на работа на младежи като бояджии на огради. По подобен начин ако имаме проблем с броя дефекти при даден продукт, правим обстоен анализ за процеса, който води до този брой дефекти и се фокусираме върху намирането на решение на конкретния проблем – било то пренастройване на поточна линия или по-добро обучение на служителите.

За въпроси и консултация, моля свържете се с нас!